21.8.2020
Kauhajoen kaupunki / Hyvinvointipalvelut, Kauhajoki

Onnistunut organisaatiomuutos syntyy hyvästä työyhteisöstä

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Kauhajoen kaupungin sivistyksen toimiala on kokenut useita organisaatiomuutoksia vuodesta 2008 alkaen. Kaupungin taloudellinen tilanne on vaatinut hallinnolta yhä tiiviimpää rakennetta, sillä palvelutasosta ei Kauhajoella ole haluttu tinkiä. Vuoden 2019 alussa sivistyksen toimiala purettiin kahdeksi uudeksi toimialaksi: kasvatuksen ja opetuksen toimialaksi sekä hyvinvointipalvelujen toimialaksi. Sivistysjohtajasta tuli hyvinvointijohtaja. Virkaan yhdistettiin vapaa-aikatoimenjohtajan ja kirjastotoimenjohtajan tehtävät, kaupungin oma ennaltaehkäisevä hyvinvointityö sekä markkinointi ja tapahtumat. Henkilökunnan kannalta tämä tarkoitti sitä, että aikaisemmat lähiesimiestehtävät jaettiin toimialajohtajalle ja tiiminvetäjille. Henkilökunnalta kuullun palautteen vuoksi päätettiin teettää työhyvinvoinnin ja johtamisen kysely, jolla kartoitettiin henkilökunnan käsityksiä työyhteisön tilasta. Saatujen tulosten pohjalta todettiin, että koko henkilökunta esimiehineen tarvitsee merkittävää, pitkäjänteistä ohjausta muutokseen sekä oman ja koko työyhteisön hyvinvoinnin parantamiseen. Lisäksi uudistuvassa työyhteisössä tarvitaan me-hengen herätystä ja vanhojen toimintatapojen uudistamista. Hyvinvointijohtajalle siirtyvän tehtäväkokonaisuuden hallinta edellyttää hyvää henkilöstöhallintoa ja henkilöstön motivointia tehtäviinsä sekä halua kokonaisuuden rakentamiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen.
Ratkaisu
Kauhajoella päätettiin hakea hankerahoitusta ja pyytää johdon ja henkilökunnan koulutusta Valmennustriolta, oululaislähtöiseltä työyhteisöjen kehittämiseen erikoistuneelta valmennusyritykseltä. Valmennustrio vastasi tarjoukseen välittömästi ja auttoi muutosohjaushankkeeseen mukaan pääsemisessä ja rahoitushakemuksen laatimisessa Työsuojelurahastoon. Hankkeelle saatiin rahoitusta Työsuojelurahastosta 50 % kustannuksista. Hankkeelle varattiin 24 000 euron määräraha hyvinvointipalveluiden toimialalle. Hankkeen ohjausryhmänä toimi kaupunginjohtaja, hallintojohtaja, henkilöstösihteeri ja hyvinvointijohtaja. Valmennustrion ohjelman työskentelymenetelminä käytetään ratkaisukeskeisiä, vuorovaikutteisia ryhmäkeskusteluja ja yksilöohjausta. Kauhajoella koko hankkeessa mukana oleva henkilökunta antoi oman panoksensa ja jakoi hiljaista tietoa yhteiseen käyttöön kehittämistarpeiden löytämiseksi. Tavoitteena oli lisätä henkilöstön ja organisaation muutosvalmiutta ja varmistaa muutoksen onnistuminen. Tärkeänä työkaluna oli johdon ja tiiminvetäjien valmentaminen työntekijöiden tueksi. Tämän vuoksi toimialalle perustetut tiimit hoitavat päivittäiset tehtävänsä tiimien esimiesten eli muutosagenttien johdolla. Toimiala on jaettu tiimeihin siten, että liikunta-, nuoriso-, kirjasto- ja opistopalvelut muodostavat jokainen oman tiiminsä. Tiimien esimiehet ovat saaneet tämän vuoden aikana koulutusta muutoksen johtamiseen tiimissään. He ovat erilaisten tehtävien avulla johdattaneet alaisiaan uusiin toimintatapoihimme. Yhdessä sovittujen tehtävien mukaisesti tiimiesimiehet ovat työnsä ohella tiiminsä viestinvälittäjiä työyhteisön ja johdon välillä, positiivisia sparraajia, kuuntelijoita, esimerkkejä muutoksessa, vastuunkantajia ja me-hengen luojia. Toimialajohtaja ja tiimien esimiehet muodostavat oman Hype-tiimin, joka kokoontuu maanantaisin käymään läpi tiedotusasiat, kalenterin ja suunnittelemaan uutta. Hypen ja toimipisteiden tiimien lisäksi kokoonnumme kaksi kertaa vuodessa koko toimialan henkilökunnan kanssa ensinnäkin tutustumaan toisiimme ja vaihtamaan kuulumisia erilaisten tehtävien muodossa, ja toiseksi suunnittelemaan pitkän aikavälin kehitystämme. Kahden tiimipäivän ohjelma on tiivis ja poikkeaa vapaamuotoisimmista tapaamisista siinä, että pyrimme tekemään päivien aikana konkreettisia tuotoksia, joita käytetään toimialan suunnitelmien, ohjeistusten ja sääntöjen päivittämiseen. Toimialan kokonaisuuden rakentaminen on aloitettu jokaisen tiimin vahvuuksien etsimisellä. Tiimien esimiehet ovat koonneet työntekijöiden vahvuuksien kartat. Tiimien vahvuuskarttoja käytetään toimialan yhteisen tekemisen suunnittelussa ja kehittämisessä. Henkilökohtaisten vahvuuksien ja harrastusten kartoituksen kautta olemme tehneet omana työnä uimalan huoltoremontit, kirjaston uudistetun sisustuksen ja kehittäneet esimerkiksi kirjaston karaoketapahtuman, johon oman panoksensa antoivat karaokea harrastava kirjaston henkilökunta. Hyvinvointipalveluissa on otettu käyttöön yhteinen vuosikello, johon kerätään koko vuoden tapahtumat. Vuosikello helpottaa toiminnan suunnittelua ja voimavarojen suuntaamista yhteiseen tekemiseen. Vuosikelloon merkitään yksittäiset toimipisteiden aikataulut ja yhteistyössä järjestettävät tapahtumat. Vuosikellossa on myös kaupungin hallinnon määräämät päätöksentekoon valmisteltavat asiat, joihin koko henkilökunnalla on mahdollisuus vaikuttaa. Vuosikellon mukaan voimme suunnitella tiedottamista siten, että aikaisemmin pimennossa olleet kaupungin yleiset asiat tiedotetaan sujuvasti kalenterin mukaan. Enää tiedotus ei jää kiireessä hoitamatta. Tiedotus sujuu myös henkilökunnalta johdon suuntaan, kun henkilökunta tietää, milloin on tärkeää tuoda viestiä, jos haluaa vaikuttaa asioihin. Tiimien esimiehet ovat kehittäneet toimialajohtajan kanssa uuden kehityskeskustelulomakkeen, jota käytetään kaikkien keskustelujen pohjana, jotta kehityskeskusteluista voidaan tiivistää yhteenveto toimialan henkilökunnasta. Kehityskeskustelulomakkeessa kerätään työntekijöiden henkilökohtaiset kyvyt, tarpeet ja toiveet yhteen sekä kysytään työyhteisön kuulumiset sekä muut työntekijän haluamat asiat, esimerkiksi vapaa-ajan ja työajan riittävyys. Tiimien esimiehet keräävät oman tiiminsä yhteenvedon toimialajohtajalle käytettäväksi kokonaisuuden johtamiseen. Kehityskeskustelut on aikataulutettu vuosikelloon siten, että yksilökeskustelut käydään keväällä huhti-toukokuussa ja ryhmäkeskustelut syksyllä syys-lokakuussa. Hyvinvointipalveluiden toimiala koostuu irrallisista toimipisteistä, joten henkilökunnan yhtenäisyyden ja me-hengen ylläpitämisen vuoksi olemme aloittaneet Hype-kahvit. Kahvit tarkoittavat sitä, että jokainen toimipiste järjestää kerran kuukaudessa kahden tunnin ajan sille, että toisten toimipisteiden henkilökunta voi tulla vierailulle. Kahvien aikana vaihdetaan kuulumisia ja suunnitellaan yhteistä toimintaa vapaamuotoisemmin. Hype-kahvit toimivat hyvin ideariihenä, kun tunnelma on iloista ja ohjelma vapaampaa. Hype-kahvien ansiosta henkilökunta on tutustunut toisiinsa, ja naurun ja iloisen puheensorinan lomassa hiljaisimmatkin jäsenemme ovat päässeet esille. On ollut hienoa huomata, että toisistaan etäisiltä vaikuttaneet henkilöt viihtyvät toistensa seurassa ja löytävät yhteisiä puheenaiheita. Hype-kahvit ovat alustava toimintatapa, jonka pohjalta pyrimme aloittamaan työnkierron. Työnkierrolla tarkoitetaan sitä, että henkilökunta saa käydä tutustumassa toistensa työpisteisiin ja -tehtäviin päivän tai muutaman tunnin ajan. Tällä menetelmällä pyrimme madaltamaan raja-aitoja yhteistyön rakentamiselle. Rakentaessamme tiivistä me-henkistä yhteisöämme olemme keskustelleet siitä, etteivät henkilökuntamme jäsenet tiedä toistensa työtehtävistä tarpeeksi. Tietämättömyys aiheuttaa ajoittain luuloja toisen vähemmästä työtaakasta tai toimipisteen pienemmästä henkilöresurssitarpeesta. Tämän vuoksi on hyvä tutustua toimipisteissä tapahtuvaan konkreettiseen toimintaan ja henkilökunnan työtehtäviin.
Tulokset
Valmentavan johtamisen periaatteeseen nojautuva henkilökunnan voimavarojen ja omien vahvuuksien kartoittaminen ja koko henkilökunnan tietoisuuteen saattaminen on avannut työyksiköissä työsuunnitteluun uusia ulottuvuuksia. Johtamisen mitattiin kehittyneen hankkeen aikana 46 % ja työhyvinvoinnin parantuneen muutoksen keskellä 16 %. Myönteisiä tuloksia huomattiin myös sairauspoissaolojen määrässä ja työterveyskustannuksissa. Säästöjä kertyi kulujen pienentymisen ansiosta lähes 200 000 euroa. Valmennustrion muutosagenttimalli havaittiin myös hyväksi ja henkilöstöä kannustavaksi toimintatavaksi. Henkilökunnalta saadun palautteen mukaan hankkeen luodut käytänteet toimivat hyvin arjessa. Hankkeen onnistuminen on osoitus myös siitä, että Työsuojelurahaston hankeavustus on kohdennettu oikein. Tämä vuosi on osoittanut sen, että muutokset pitää ulottaa koko kaupungin organisaatioon. Ei riitä, että yksi toimiala parantaa omaa toimintaansa, sillä se poikkeaa muiden toimialojen johtamiskulttuurista ja toimintatavoista paljon. Työntekijämme oppivat toimimaan itsenäisesti, heihin luotetaan ja yhteistyö toimii. Kaupungin johtoryhmässä on keskusteltu toimialamme muutoksista ja tarkoituksena on ulottaa muutosagenttitoiminta myös muille toimialoille. Muutosagentit ovat myös sitoutuneet valmentamaan koko kaupungin henkilökuntaa. Olemme saaneet hankkeen seurantakyselyssä hyvää palautetta henkilökunnan hyvinvoinnista ja tiimien toimivuudesta. Meille on tärkeintä se, että työntekijät tulevat töihin iloisella mielellä ja kertovat voivansa hyvin. Aina on kuitenkin joukossa työntekijöitä, jotka eivät ole päässeet muutokseen mukaan samalla vauhdilla kuin toiset, mutta annamme heille aikaa, kuuntelemme ja tuemme. Otamme meidän työyhteisömme yksilöt huomioon. Myös me esimiehet olemme itsellemme armollisia. Luomme osista kokonaisuuden, ajan kanssa.
Liitteet
Hiomo -hanke, julkinen loppuraportti.pdf
Kauhajoen tarina.pdf
Kehittämiseen ovat osallistuneet
Johto/esimiehet
ja henkilöstö

Yhteyshenkilöt

Eija Liikamaa
eija.liikamaa@kauhajoki.fi
Hyvinvointijohtaja
Kauhajoen kaupunki, hyvinvointipalveluiden toimiala