20.4.2020
Tontti- ja mittauspalvelut, Hämeenlinna

Sähköinen kiinteistönvaihdanta säästää aikaa

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Kiinteistönvaihdanta on edellyttänyt aina paperisia paikan päällä allekirjoitettavia sopimuksia. Menettely on sama, vaikka kyseessä on miljoonan tontti tai omakotitalotontti. Muutos toi tähän selkeän parannuksen, sillä osapuolten ei tarvitse pelkän allekirjoittamisen vuoksi nähdä virka-aikana vaan todentaminen tapahtuu sähköisesti mihin vuorokauden aikaan vain. Tavoitteena oli tarjota parempaa palvelua asiakkaille ja sujuvoittaa omia prosesseja.
Ratkaisu
Ensiksi tutustuimme kiinteistönvaihdannan luonnostelupalvelun tuottajiin ja kilpailutimme ne. Teimme maanmittauslaitoksen kanssa tarvittavat sopimukset yhdessä luonnostelupalvelun tuottajan kanssa. Kaupungilta oli kehitystyössä maaomaisuuden hallinnan henkilöstö (3 hlöä), tietohallinnon työntekijöitä ja johto. Uusina työvälineinä tuli käyttöön kiinteistökaupan luonnostelupalvelu ja maanmittauslaitoksen kiinteistönvaihdannan palvelu (web). Luonnostelupalvelussa tehdään kauppakirjat ja vuokrasopimukset. Sinne on tallennettu valmiiksi pohjia, joita muokkaamalla on nopea tehdä uusia asiakirjoja. Ne siirretään sitten maanmittauslaitoksen kiinteistönvaihdannan palveluun, jossa asiakas käy allekirjoittamassa asiakirjat.
Tulokset
Aikaa säästyy sekä itseltä että asiakkaalta. Pois jäi allekirjoitusten aikataulujen yhteensovittaminen, asiakkaiden odottaminen allekirjoitukseen, asiakirjojen tulostaminen ja allekirjoitettujen skannaaminen, kaupanvahvistajan hommaaminen ja sen laskutus. Suurimpana hyötynä on se, että asiakirjan voi jokainen allekirjoittaa milloin ja missä vaan. Nyt korona-aikana on huomattu tämän hyöty tänäkin aikana, kun ei tarvitse fyysisesti kokoontua samaan paikkaan. Olemme työntekijöinä olleet erityisen tyytyväisiä ja asiakkailta olemme saaneet todella hyvää palautetta tästä toimintatavasta.

Yhteyshenkilöt

Sirpa Rahikainen
sirpa.rahikainen@hameenlinna.fi
palveluasiantuntija
Tontti- ja mittauspalvelut