Jaa:



Jätä yhteystietosi, niin kuulet lisää.
 

Sähköpostiosoitteesi:
 
LÄHETÄ EI KIITOS

 

30.03.2020

10 vinkkiä etätyöhön

 

Koronaepidemian mukana tuoma poikkeusolo on pakottanut monet ihmiset muuttamaan työn tekemisen tapoja. Monille asiantuntijoille se on tarkoittanut työskentelyä etänä. Etätyö voi parhaimmillaan olla tehokasta, antoisaa sekä auttaa perheen ja työn yhdistämisessä. Uudet toimintavat voivat kuitenkin tuottaa myös harmaita hiuksia ja siksi kokosimmekin kymmenen vinkkiä sujuvaan etätyöhön.

 

1. Etätyö vaatii työtehtävien priorisointia ja aikatauluttamista

Tuntuuko oman työn ja ajanhallinta haastavalta? Kolme vinkkiä ajanhallintaan:

  • Eisenhowerin matriisi on neliosainen taulukko, jolla priorisoit työtehtävät tärkeisiin ja kiireellisiin ja ei niin tärkeisiin ja kiireellisiin tehtäviin. 
  • Pomodoro-tekniikkalla jaksotat työtä, niin että teet 25 minuuttia tehokaasti työtä, jonka jälkeen pidät viiden minuutin tauon. 
  • 1-3-5-säännöllä valitset päivälle yhteensä yhdeksän tehtävää: yhden ison, kolme keskikokoista ja viisi pientä työtehtävää.

Duunitorin sivuilta löytyy lisätietoa sekä video metodeista. Lue lisää täältä.

 

2. Etäpäivä kannattaa jakaa selkeisiin osiin 

Mieti etätyöpäivää ennalta ja tee aikataululohkot eri asioille. Tässä toimiva lista etätyöpäivän jakamisesta osiin: 

  • Aamulenkki ennen työpäivää 
  • Keskittymistä vaativat työt aamupäivällä, muista tauottaa välillä!
  • Lounas - Syö terveellisesti, varaa aika syömiseen 
  • Virtuaalikahvit kollegojen kanssa  
  • Lopeta työpäivä jämptisti: kone kiinni ja tekemään jotakin ihan muut

 

3. Etätyössä vaaditaan itsensä johtamista 

Miten varmistat, että saa asioita aikaiseksi etäpäivän aikana? Miten saat ylläpidettyä omaa vireystasoasi? Miten varmistatte, että tiimin työt sujuvat? Filosofian Akatemian Karoliina Jarenko vinkkaa priorisoimaan päivään kolme tärkeää asiaa, tekemään lukujärjestyksen, rytmittämään päivää, pitämään yhteyttä säännöllisesti tiimin kanssa sekä ottamaan itselleen aikaan.  

Katso videolta kaikki Karoliinan vinkit itsensä johtamiseen etätöissä täältä.

 

4. Näin saat etätyön sujumaan, kun lapset ovat kotona

Työn tekeminen kotona on haastavaa, kun lapset eivät poikkeusaikana ole koulussa eivätkä välttämättä päivähoidossakaan. Duunitorin seitsemän vinkkiä auttavat alkuun:

  • Hyödynnä rauhalliset tunnit
  • Rakenna ruutini
  • Pidä taukoja
  • Tarjoa lapsille keskittymistä vaativaa tehtävää
  • Lisää lapsille ruutuaikaa
  • Vuorottele puolison kanssa
  • Erota työ ja vapaa-aika selvästi

 Katso ohjeet tarkemmin täältä.

 

5. Nämä asiat työnantajan ja työntekijän kannattaa huomioida poikkeusolojen etätyössä

Työterveyslaitos on koonnut vinkkejä työnantajalle ja työntekijälle etätyöskentelyyn. Työnantajan tulisi huolehtia, että työntekijöillä on riittävät teknologiset välineet ja valmiudet etätyöhön. Tekniikkaan tutustuminen kannattaa tehdä yhdessä vaikka tiimipalaverissa. Työnantajan kannattaa järjestää tilaisuuksia jakaa kokemuksia, hyviä käytäntöjä, pulmatilanteita ja kuulumisia. Työntekijän taas kannattaa sopia yhdessä työnantajan kanssa työtehtävistä sekä laatia itselleen tehtäväluettelo. Etätyöpäivään kannattaa valmistautua kuin normaaliin työpäivään ja pitää kiinni rutiineista. Tärkeää on myös huolehtia työergonomiasta, riittävistä tauoista ja omasta ajasta. Pitää muistaa olla armollinen itselleen ja huolehtia omasta hyvinvoinnista. Töitä ei saa tehdä sairaana edes etänä!

Lue lisää vikkejä miten etätyöstä tulisi sopia ja miten esimerkiksi työturvallisuus tulee huomioida etätyön aikana täältä.

 

6. Etäpalaverissa tarvitaan selkeitä toimintatapoja

Etäpalavereita varten on olemassa monenlaisia vinkkilistoja. Ainakin nämä asiat on aina hyvä tarkistaa ja muistaa etäpalavereissa:

  • Tarkista, toimiiko tekniikka
  • Selvitä etäpalaverin tavoite ja agenda
  • Suunnittele ajankäyttö huolella
  • Käytä sähköisiä työkaluja ja dioja visualisointiin ja keskusteluun
  • Kutsu paikalle oikeat ihmiset 
  • Muista että läsnäolopakko pätee myös etänä
  • Päästä jokainen vuorollaan ääneen
  • Tarkkaile keskustelun etenemistä ja sujumista
  • Kertaa sovitut asiat
  • Dokumentoi

Lue lisää etäpalaveri vinkkejä Duunitorilta täältä ja Grape People’n etäpalaverivinkit täältä.

 

7. Näin varmistat, että etäpalaverissa sovitut asiat jäävät kaikkien mieleen 

Etäpalaverissa kannattaa hyödyntää ryhmämuistia. Eli kun kaikki käsiteltävät asiat ovat kaikkien osallistujien mielessä on lopputuloskin yleensä parempi. Kokouksen ajaksi kannattaa jakaa joko diaesitys osallistujille tai esimerkiksi yhteinen tekstitiedosto, jota kaikki osallistujat voivat muokata. Visualisoimalla tietoa autat osallistujia keskittymään sekä selkeytät päätöksentekoa. Kokouksista kannattaa tehdä aina myös muistio, joko yhdessä tai niin, että yksi tekee ja jakaa muistion muille. Näin varmistat, että osallistujat muistavat mistä on puhuttu, mitä on sovittu ja mistä on päätetty. 

Katso tarkemmat ohjeet Grape People’n videosta täältä.   

 

8. Toimivaa etätyökulttuuria luodaan vaikka virtuaalikahveilla 

Etänä työskennellessä yhteydenpito työkavereihin väistämättä vähenee. Hyvästä työkulttuurista kannattaa kuitenkin pitää kiinni myös etänä. Yhteisöllisyyttä voidaan vahvistaa toimivalla viestiyhteydellä ja esimerkiksi säännöllisillä virtuaalikahveilla. Toimiva etäpalaveri kulttuuri vaatii kuitenkin myös etätasa-arvoa, mikä tarkoittaa sitä, että jokainen kuulee toisiaan yhtä hyvin ja tuntee olevana kokouksessa yhtä tärkeä. 

  • Etäpalaveri on toimiva, kun kaikki osaavat laittaa mikrofoninsa ja videoyhteytensä päälle. Henkilöstö kannattaa kouluttaa videopalaverien käyttöä varten.
  • Videoyhteys kuvan kanssa tuo ihmiset lähemmäksi ja lisää läsnäolon tunnetta.
  • Videopalavereissa läsnäolo on yhtä tärkeää kuin normaaleissakin palavereissa.

Lue lisää toimivasta etätyökulttuurista ja etäyhteyksistä Elisan sivuilta täältä. 

 

9. Etäjohtamisessa korostuvat luottamus, vuorovaikutus ja yhteistyö 

Etäjohtamisessa korostuvat luottamus, yhteisöllisyys, vuorovaikutus sekä tiedon jakamiseen liittyvät käytännöt. Lisäksi on syytä varmistaa mm. työprosessien sujuvuus, työolojen terveellisyys ja turvallisuus, kuormittumisen ja työajan seuranta. Työturvallisuuskeskus on tehnyt Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä -digijulkaisun, josta löytyy hyviä toimintatapoja ja johtamiskäytäntöjä. 

Lue lisää täältä. 

 

10. Parhaat sovellukset etäkokousten ja työpajojen tueksi

Etäkokouksissa ja -työpajoissa on myös mahdollisuuksia pitää esityksiä ja kirjoitella yhdessä ajatuksia muistitaululle.  Jaettavat tiedostot, digitaaliset valkotaulut, korttipohjaiset verkkosovellukset ja esitysovellukset auttavat yhdessä työskentelyyn. Grape People on tehnyt listauksen parhaimmista sovelluksista helpottamaan etäkokouksia ja työpajoja. Katso koko listaus täältä