Jaa:



Jätä yhteystietosi, niin kuulet lisää.
 

Sähköpostiosoitteesi:
 
LÄHETÄ EI KIITOS

 

01.06.2017

Puutteelliset tiedot hidastavat prosesseja

Kun lähtevä lasku pyörii toimistossa kaikkiaan 11 työpäivää ja postipäivät päälle, jotain on pielessä. Sipoossa ryhdyttiin pohtimaan lean-menetelmän avulla, kuinka laskutuksesta saataisiin sujuvampaa.

– Useimmiten laskusta puuttuu tiliöinti, y-tunnus tai tieto siitä, tuleeko arvonlisävero mukaan vai ei, kertoo toimialasihteeri Susanna Bärlund.

Noin kolmannes laskuista jätetään toimitilat ja rakennukset -yksikköön vajain tiedoin lähettäväksi eteenpäin. Pahimmillaan lasku ehtii asiakkaalle, siitä tehdään hyvityslasku ja perään lähetetään korjattu lasku.

Turhia vaiheita yllättävän paljon

Kun prosessin järkeistämistä ryhdyttiin pohtimaan Kuntekon lean-työpajoissa, Sipoon kuuden hengen tiimi huomasi, että turhia ja aikaa vieviä vaiheita oli yllättävän paljon. Laskulajejakin oli yli 20, joista osa vaatii vankkaa substanssiosaamista. Kehitettäväksi jäi 6 laskulajia, jotka kuka tahansa osaa viedä järjestelmään. Korjattavaa löytyi jo laskujen jättämisessä.

– Niitä tuli sähköpostissa, puhelimitse, paperilla ja niitä annettiin jopa suullisesti ohimennen kahvitauolle mennessä, Bärlund kertoo.

Nyt laskutustietoja varten on laadittu sähköinen lomake, jolla voi hoitaa niin tilavuokrien kuin viljelypalstojen laskutuksen. Seuraava kehityskohde on sähköinen postilaatikko.

– Suurin haaste on saada ihmiset käyttämään laskulomaketta, vaikka tiedot voi sanella minulle kuten ennenkin.

Pitäisi saada työntekijät ymmärtämään, miten oma tekeminen vaikuttaa seuraavaan portaaseen, Bärlund toteaa.

Sähköinen laskutuslomake aiotaan ottaa vähitellen käyttöön koko kunnassa. Tavoite on hoitaa lasku asiakkaalle 8 päivässä. Kun yksin kehityshankkeessa mukana olevista laskulajeista lähtee vuosittain liikkeelle noin 3 000 laskua, aikasäästö on mittava.

Liikkeelle pienistä havainnoista

Ostolaskujen käsittely saatiin Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä sujuvoitettua, kun laskun käsittelyprosessista laadittiin yhdessä alihankkijoiden kanssa huoneentaulu.

– Jokainen työntekijä voi tuunata huoneentaulua omien tarpeidensa mukaan, vs. taloussuunnittelija Johanna Lammela kertoo.

Aiemmin yhden laskun käsittelyyn saattoi upota 120 tuntia, enää enimmillään 29 tuntia. Lean-kehittämistyöstä kerrottiin laajasti tiimi- ja esimieskokouksissa. Työntekijöitä kehotettiin havainnoimaan omaa ja yksikön työtä ja ottamaan yhteyttä, jos jokin tehtävä toistuu turhan usein tai työssä on pullonkauloja. Tästä poikii edelleen ideoita.

– Olimme etsineet ratkaisua, kuinka saada lääkkeet ajoissa asiakkaille. Ongelmakohta paljastui miltei vahingossa, kun yksi työntekijä otti minuun yhteyttä.

Lammelan työhuoneessa sattuivat istumaan laskuja hoitavan alihankintayhtiön edustajat.

– Kävi ilmi, että he maksoivat lääkeyhtiöiden laskut eräpäivien perusteella. Meille taas tärkeintä on saada lääkkeet nopeasti varastoon hinnoiteltaviksi ja sieltä asiakkaille. Nyt kun ongelma on havaittu, voimme paneutua siihen ja korjata asian.

Lammelalla ja Bärlundilla on jo tukku ideoita toimintojen kehittämiseksi. He painottavat, että muutokset pitää tehdä yhdessä.

– Pitää puhua yhteistä kieltä. Ei touhoteta, vaan pysähdytään, sovitaan riittävät lähtötiedot ja katsotaan, mitä voidaan tehdä, Lammela sanoo.

– Mietitään, miten työ kannattaisi tehdä, eikä tehdä kuten ”on aina tehty”, Bärlund lisää.

Susanna Bärlund (oik.) haki leanista apua myyntilaskujen käsittelyyn ja Johanna Lammela ostolaskujen käsittelyyn. Molempien mukaan pahin este työtapojen muuttamiselle on ”aina on tehty näin”-asenne. Kuva: Kari Hulkko

Kokeillaan lisää ja opitaan

Lean-valmentaja Manu Heikura seuraa ryhmän viimeisen lean-työpajan esityksiä mielissään. Jälleen kerran työnvaiheiden visualisointi arvovirtakartoituksella on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi löytää prosessista rikkinäiset kohdat.

– Sen jälkeen etsitään ongelmien juurisyyt. Ongelmien visualisointi neutralisoi tilannetta, ja syntipukkien hakemisen sijaan päästään itse asiaan eli toiminnan kehittämiseen.

Heikura huomauttaa, että arvovirtakartoituksessa ei välttämättä huomaa kaikkea kerralla.

– Jos pilotointi ei toimi, mietitään miksi ei ja muutetaan sitä. Kokeillaan uudelleen ja opitaan.

Odottelua voi karsia pois

Vantaalla järjestöavustusprosessin arvovirtakartoituksesta tuli lopulta viisi metriä pitkä post-it-lappujen jatkumo, jossa oli useita punaisia kohtia eli odottelua.

– Huomasimme, että prosessi olisi mahdollista tehdä viidenneksen lyhyemmässä ajassa nopeuttamalla valmistelua ja käsittelyaikaa, suunnittelija Outi Rissanen kertoo.

Tavallisimmin järjestö saa avustuksen vasta toukokuussa, ja raha pitää käyttää ennen vuodenvaihdetta, eli toiminta painottuu syksyyn. Ideana on aikaistaa hakuprosessia siten, että avustukset voitaisiin tilittää jo alkuvuodesta. Vantaalla järjestöjen avustusbudjetti on 3,5 miljoonaa euroa. Tästä 25 prosenttia, eli aluerahojen sekä terveyden ja hyvinvoinnin tukien käsittely, oli mukana lean-kehittämisessä.

Järjestöavustusten haku on jo kerran aiemmin yritetty siirtää sähköiseksi. Nyt tilanne näyttää Rissasen mukaan hyvältä, sillä toiminta-avustukset ovat mukana kaupungin sähköisten asiointipalveluiden kehittämishankkeessa.

Lean-työpajassa yksikkö pohti, olisiko helpompaa tehdä osa avustuspäätöksistä virkatyönä, jolloin avustukset löytäisivät nopeammin perille. Hakemuksen valmistelu lautakunnan päätöksentekoon saakka tulee hinnaltaan liki hakemusten pikkusummia.

– Meille tulee paljon esimerkiksi sadan euron hakemuksia. Niiden jakokriteerit voisi lyödä lukkoon, ja niistä voisi päättää virkatyönä.

Kaupunginjohtaja on antanut toimeksiannon avustustoiminnan järjestämiseksi uudelleen. Toukokuussa asia nousee esille hyvinvointiseminaarissa.

– Silloin järjestöt voivat tuoda näkemyksiään esille. On tärkeää osallistaa kuntalaiset mukaan tunnistamaan ongelmakohtia prosessin sisällä, Rissanen sanoo.

Prosessit voi leanata toimivammiksi, tietävät Outi Rissanen, Susanna Bärlund, lean-valmentaja Manu Heikura ja Johanna Lammela. Kuva: Kari Hulkko

Teksti Birgitta Suorsa, UP-uutispalvelu

KunTeko 2020 - kunta-alan työelämän kehittämisohjelman "Tuloksellisuuden ja työelämän laadun kehittäminen Leanin avulla -oppimisverkosto toimi syksystä 2016 kevääseen 2017. Verkoston jatkoa pohditaan. Lisätietoa Kuntekon sivuilta.