Jaa:



Jätä yhteystietosi, niin kuulet lisää.
 

Sähköpostiosoitteesi:
 
LÄHETÄ EI KIITOS

 

30.05.2017

Oikeat kysymykset innostavat ideoimaan

Työntekijöiden ideat jäävät työpaikalla helposti pimentoon. Nämä voimavarat saa käyttöön oikeilla menetelmillä.

– Tosi tärkeää on, että tehtävänanto on selkeä. Jos tehtävän kertoo hieman epämääräisesti, haluttua tulosta ei saada. Tehtävänanto on pidettävä kirkkaana mielessä, jotta työ menee oikeille urille, hyvinvointikoordinaattori Antti Anttonen Hollolasta summaa oppimaansa.

– Pitää osata esittää oikeanlaisia kysymyksiä, kehittämispäällikkö Liisa Pantakoski Servicasta lisää.

Hän aikoo laittaa juuri toimintaansa aloittavan laatutiimin pohtimaan selkeän toimeksiannon jälkeen, kuinka tavoitteisiin päästään.

Ensimmäinen tapaaminen Kuntekon osallistavien menetelmien kehittämisverkoston kanssa on päättymässä. Päivän aikana on käyty läpi menetelmiä, joilla työntekijät saadaan mukaan kehittämään työtapoja ja sitoutumaan muutokseen. Vapaa-aikapäällikkö Marja Engman Hollolasta kertoo tottuneensa käyttämään erilaisia työnjohtamisen menetelmiä, mutta osallistamisen menetelmät ovat jääneet vähemmälle.

– Yleensä osallistaminen jää siihen, että kysytään mitä mieltä olette.

- Siihen vastataan tai ei vastata. Täytyy osata esittää asiat oikealla tavalla ja oikealla menetelmällä.


Antti Anttonen ja Marja Engman kertovat oppineensa paljon osallistavista menetelmistä. – Ainakin opin, että tehtävänanto pitää tehdä huolella, Anttonen sanoo. – Täytyy osata esittää asiat oikealla tavalla, Engman lisää. Kuva: Kari Hulkko

Esittelijästä kuuntelijan rooliin

Projektipäällikkö Tarja Vuorinen Turusta huomauttaa, että myös työntekijöiden kuuntelemiseen pitää panostaa.

– Meidän pitää osata kuunnella ne vastaukset. Sorrumme helposti luulemaan, että tiedämme muita paremmin, kuinka homma pitäisi tehdä. Oikeasti se tekijäporukka on pääroolissa.


– Ja mitä keinoja yhdessä ideoinnin helpottamiseksi keksitte, Tarja Vuorinen kysyy kehittämisverkoston jäseniltä. Kuva: Kari Hulkko

Vuorisen tehtäviin kuuluu myös innovaatiojohtaminen. Hän uskoo, että osallistavista menetelmistä on apua nimenomaan ideoiden keräämisessä. Kehittämispoolin vetäjä Teijo Räsänen ei päästä kehittämisverkostoa helpolla. Työskentelyn vauhdittamiseksi osallistujien pitää tehdä annettu tehtävä kolmessa viikossa.

– Saatte kotitehtävän: Mitä sinä itse tulet syksyyn mennessä käytännössä tekemään osallistavien menetelmien kokeilemiseksi. Mitä, keiden kanssa, mihin mennessä ja miten seurataan, Räsänen sanoo ja kirjoittaa tehtävän fläppitaululle.

Avoimissa kysymyksissä on voimaa

Räsänen muistuttaa, että päällikön ansiokaskin esitys työyhteisön kehittämisestä tai uudesta hankkeesta jää usein vaille kommentteja, koska työyhteisö ei tunne esityksen taustoja.

– Lopuksi kysytään, onko kellään mitään lisättävää. Yleensä ei ole. Tulokset ovat paremmat, kun tilanne muutetaan sellaiseksi, että ideat tulevat työyhteisöltä. Kun ihmiset saadaan mukaan, voidaan tehdä kipeitäkin ratkaisuja. Tulee vähemmän vaurioita.

Tilaisuuden suunnittelussa kannattaa Räsäsen mukaan keskittyä siihen, kuinka saadaan ihmiset sitoutettua. Pitää osata valita oikea menetelmä kuhunkin tilanteeseen.

– Sitoutuminen vaatii ajatteluprosessin. Työyhteisön pitää tietää, mitä ollaan hakemassa.

- Kysymysten pitää olla avoimia, eli kysytään esimerkiksi mitä muutostarpeita meillä on. Pari- ja ryhmätyöskentelyllä saadaan ne hiljaisimmatkin mukaan.

Kun liikkeelle lähdetään matalalla kynnyksellä, konkreettisilla kysymyksillä, rohkeasti ja aluksi rajatusti, tuloksia tulee. Räsänen varoittaa esittämästä miksi-kysymyksiä, koska niiden myötä ryhdytään etsimään syntipukkeja.

– Miten kysymykset ovat hyviä, sillä ne auttavat luonnostaan pohtimaan keinoja ja ratkaisuja.

Toteuttamista vaille jääviin päätöksiin ratkaisu ovat vastuuhenkilöt ja aikataulut.

– Porukasta pyydetään vastuuhenkilöt kullekin tehtävälle. Jos vastuuhenkilöä ei johonkin tehtävään ilmaannu, se ohitetaan. Valta otetaan, sitä ei anneta, hän painottaa.

Ideat konkreettisiksi toimiksi

Päivän mittaan on käyty läpi lähinnä Opera-menetelmää, jossa työntekijät ideoivat alkuun yksin, sitten työpareittain. Ideat kootaan yhteen, arvioidaan ristiin ja eniten kannatusta saaneet jatkojalostetaan.

– Rakennetaan parhaista ideoista toimiva ratkaisumalli. Jos pohditaan vaikkapa työpaikan palaveria, mietitään keitä pitäisi olla paikalla, mitä kysymystä käsitellään, miten työ rytmitetään ja kuinka tuloksia työstetään.

Seinällä oleviin paperiarkkeihin on kirjoitettu parityöskentelyssä syntyneet ideat liittyen osallistavien menetelmien hyödyllisyyteen. Eniten plussia saa työprosessin vaiheiden ja osallistujien roolin selkeyttäminen. Sitä auttaa, kun mietitään vastuut ja valtuudet etukäteen, otetaan osallistujien erityisosaaminen huomioon ja luotetaan yhteisön itseohjautuvuuteen.

Tavoitteena sekä-että -ajattelu

Uutta asiaa tulee vauhdilla ja Räsänen testaa välillä pistokokeen omaisesti, onko oppi mennyt perille. Lopuksi opetellaan toinen osallistavan menetelmän malli, vaakamalli.

– Ihminen voi kokea muutostilanteessa, että uudesta on riskiä, vaivaa eikä tulevasta tiedä. Tullaan muutosjohtamisen perusasioihin, eli vaakakuppi pitää saada toiseen asentoon, Räsänen sanoo ja piirtää samanaikaisesti.

– Muutoksessa pitää tuoda esiin sekä siinä askarruttavat asiat että sen myönteiset puolet eli hyödyt. Lähdetään liikkeelle kysymällä, mitkä ovat nykyjärjestelmän heikkoudet ja vahvuudet. Kun joko-tai -ajattelu saadaan muuttumaan sekä-että -ajatteluksi, ollaan Räsäsen mukaan jo voiton puolella.


Teijo Räsänen sanoo, että muutokset voidaan viedä työpaikalla läpi, kun väki osallistetaan. – Jokaisen pitää käydä ajatteluprosessi läpi, mitä muutokseen liittyy. Kuva: Kari Hulkko

Tarja Vuorinen kysyy, voiko menetelmästä tullakin muutosvastarinnan pönkittäjä. Räsäsen mukaan on parempi olla selvillä työntekijöiden asenteista ja ajatuksista kuin luulotella, missä mennään.

– On tehokkaampaa ottaa ahdistusta aiheuttavista asioista kolme isointa ja laittaa ne kuntoon. Ne muut asiat alkavat yllättäen hävitä vähitellen.

Teksti Birgitta Suorsa, UP-uutispalvelu

KunTeko 2020 - kunta-alan työelämän kehittämisohjelman "Osallistavat menetelmät työyhteisöjen ja työelämän kehittämisen apuna -kehittämisverkosto käynnistyi toukokuussa 2017. Lisätietoa Kuntekon sivuilta.