Jaa:



Jätä yhteystietosi, niin kuulet lisää.
 

Sähköpostiosoitteesi:
 
LÄHETÄ EI KIITOS

 

27.10.2016

Hei me Leanataan

Kirjoittanut Anna-Mari Jaanu

 

Kuntekossa käynnistyi lokakuussa Lean-oppimisverkosto. Kun suunnittelimme Lean-asiantuntijan Manu Heikuran kanssa oppimisverkoston ensimmäistä tilaisuutta, kysyin Manulta, että eikö ollutkin tehokas palaveri, saimme monta asiaa nopeasti eteenpäin. Manu sanoi, että osittain kyllä, mutta pyysi minua miettimään, menikö kokoustilan tekniikan kokeilemiseen ja sen kanssa säheltämiseen liikaa aikaa, oliko se Lean-filosofian mukaista. Olisiko joku asia voinut toimia toisin? Siinä vaiheessa tajusin, että eihän se ollut. Puoli tuntia sähläämistä, puheluita ICT-yksikköön, usean henkilön vaivaamista ja juoksuttamista, pohtimista sekä kokeilua tyyliin ”mikä piuha kuuluu mihinkin, miten laitteet ylipäätään toimivat”. Lean-termein palaverin ensimmäiselle puolituntiselle olisi voitu antaa punainen lappu, se oli pelkkää hukkaa. 

Onko meillä hukkaa?

Mietimme Kuntekossa jatkuvasti toiminnan ja prosessien tehostamista, paremman asiakasarvon tuottamista. Haluamme palvella kuntaorganisaatioita nopeasti, hyvin ja laadukkaasti. Haluamme asiakkaan hyötyvän palveluistamme. Ovatko toimintamallimme ja prosessimme tehokkaita ja asiakasystävällisiä? Kuinka paljon työssämme on hukkaa? Ja kuinka paljon meillä on aputoimintoja, entäpä kuinka hyvin palvelut ja asioiden hallinta virtaavat prosesseissa?

Ohjelmassa tapahtuu paljon koko ajan ja kokonaiskuvan hallittu hallinnointi on haastavaa. Käytössämme on useita järjestelmiä, mutta kaikki eivät palvele tarpeitamme. Joidenkin järjestelmien käytöstä aiheutuu meille lisätöitä, koska esimerkiksi järjestelmän toiminnallisuudet eivät hyödytä meitä. Ongelmana on myös järjestelmien erillisyys, tieto ei siirry automaattisesti järjestelmästä toiseen vaan se täytyy siirtää. Tämä vaatii muistamista, erillisiä exceleitä, suuren määrän käsityötä.

Varjoexceleitä ja prosessikuvauksia

Oppimisverkoston Lean-tilaisuudessa Manu puhui varjoexceleistä. Ne ovat hukkaa. Kuntekossa me löysimme niitä eri prosesseista, sillä jokainen oli luonut exceleitä omiin tarpeisiinsa. Mitä siitä seuraa? Turhaa työtä, sillä saman tyyppistä tietoa viedään useampaan taulukkoon. Päätimme yhdistää tietojamme, päämäärän ollessa mahdollisimman vähän taulukkoja. Päätimme myös tehdä asioita näkyviksi ja visualisoida tilannekuvaa ja tekemistä seinätaululle. Pidimme arviointipäivän, jossa tarkastelimme ohjelman palveluja ja prosesseja: mitä pitäisi säilyttää ja mitä kehittää tulevaisuutta silmällä pitäen? Mitä voimme muuttaa jo nyt? Päätimme pitää viikkopalaverit taululla, siitä näemme mitä on tulossa ja mitä menossa. Samalle voimme sopia työnjaosta. Aloimme siis niin sanotusti laputtaa.

Vähän aikaa sitten tein sparrauksesta Lean-menetelmän mukaisen prosessikuvauksen. Hups, asiakasarvoa tuottavan ajan osuus olikin yhtäkkiä kovin lyhyt verrattuna odottamiseen kuluvaan aikaan. Kuitenkin prosessi on parhaimmillaan tehokas, aika hakemuksen saapumisesta päätökseen sparrauksen myöntämisestä kuluu lyhyimmillään kaksi tuntia. Mitä tämä edellyttää? Sitä, että asiakkaan tarve on selkeä, asiantuntija on tiedossa, asiantuntijaan saadaan yhteys, sparrauspäivä sovittua ja että päätöksen allekirjoittaja on paikalla. Aika monta asiaa. Aina tähän ei kuitenkaan päästä. Usein vie aikaa, että asiakas ja konsultti saavat sovittua sparrauspäivän. Kun sparraus on pidetty, tulee palautteen aika. Palaute on ollut erinomaista, sparraus on koettu todella hyödylliseksi ja asiakas on pitänyt prosessia helppona. Onneksi asiakkaalle ei näy se, että välillä odotamme raporttia ja osallistujatietoja konsultilta, pyydämmekin useaan kertaan.

Voimmeko parantaa ja miten se tehdään?

Pohdin, miten sparrausprosessia voisi parantaa. Pakollisia vaatimuksia tulee ulkopuolelta, kuten esimerkiksi tiettyjen osallistujia koskevien tietojen kerääminen osallistuvilta henkilöiltä sekä sparrauspäivän raportointi ja dokumentointi. Näistä emme pääse mihinkään. Tiedon odottamiseen asiakkaalta tai konsultilta emme välttämättä kauheasti voi vaikuttaa. Mutta varmistamalla, että viestimme selkeästi ja ymmärrettävästi, jotta asiakas ja konsultti tietävät, miten prosessi etenee ja mitä heiltä odotetaan, voidaan varmasti vähentää odottamiseen kuluvaa aikaa. 

Kaikissa eri prosesseissa, kuten tilaisuuksissa, koulutuksissa ja tapahtumissa tiedon välittämisen ja tapahtumanhallinnan automatisointi helpottaisi ja nopeuttaisi työtämme. Parhaillaan etsimme sopivaa tapahtumanhallintajärjestelmää. Toivon mukaan se on käytössä ensi vuoden alussa.

Me Kuntekossa haluamme oppia virheistä, parantaa toimintaamme jatkuvasti. Se tapahtuu pienin arjen askelin, palvelujamme ja prosessejamme muotoillen. Sillä, tapahtuuko toimintojemme parantaminen ja uudistaminen täysin Lean-hengen mukaisesti, ei niin kauheasti ole merkitystä. Tärkeinä on, että ymmärrämme muutostarpeet, uudistumme, opimme ja ennen kaikkea olemme entistä asiakaslähtöisempiä.

Anna-Mari Jaanu
Ohjelmapäällikkö
KunTeko 2020

 

 

Kommentoi

Plain text

  • No HTML tags allowed.
  • Web page addresses and e-mail addresses turn into links automatically.
  • Lines and paragraphs break automatically.
CAPTCHA
Todista, että olet ihminen etkä robotti kirjoittamalla kuvan merkit laatikkoon ja paina Enter.
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.