Jaa:



Jätä yhteystietosi, niin kuulet lisää.
 

Sähköpostiosoitteesi:
 
LÄHETÄ EI KIITOS

 

10.02.2017

Ajansäästö nelinkertainen

Pyhärannan ja Siuntion kuntien sekä Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän edustajat istuvat omissa pöydissään ja tekevät merkintöjä papereihin. Kynät viuhuvat ja post-it-lappuja kuluu. Myös niin sanottu A3-paperi saa merkintöjä Lean-konsultti Manu Heikuran ohjeiden mukaan. Ollaan kolmatta ja viimeistä päivää Kuntekon Lean-oppimisverkoston järjestämässä työpajassa. Miksi?

Suupohja poisti hukkaa ostolaskuprosessista

Suupohjan seutukunta sijaitsee Etelä-Pohjanmaalla ja siihen kuuluu neljä kuntaa: Isojoki, Karijoki, Kauhajoki ja Teuva. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä (LLKY) tuottaa sosiaali- ja terveyspalvelut sekä ympäristöterveydenhuollon, eläinlääkintähuollon ja ympäristönsuojelun palvelut alueen 24 000 asukkaalle. Toimintoja riittää ja ostolaskuja tulee noin 1500 laskua kuukaudessa. Eräpäivät paukkuvat ja kuluja syntyy. Siksi Suupohjan työryhmä päätti junailla kolmena päivänä Helsinkiin.

Lean-työpajoissa suupohjalaiset kuvasivat ostolaskujen käsittelyprosessin. Nykytilassa yhden laskun käsittelyyn menee pahimmillaan aikaa 120 tuntia. Punaisia lappuja eli hukan paikkoja löytyi monesta kohtaa. Eniten aikaa menee siihen, että lasku on työjonossa eli seisoo tyhjänpanttina ja odottaa käsittelyä.

Kun prosessi oli ”leanattu”, työryhmä totesi, että parhaimmillaan laskun käsittelyprosessi voisi kestää 1-10 tuntia ja pahimmillaan 29 tuntia. Siis prosessi rypistettiin neljäsosaan! Tähän päästäisiin, kun laskuttajalla olisi lähtötiedot kunnossa. Esimerkiksi tilaajien ja esimiesten kouluttaminen voisi lyhentää merkittävästi prosessia. Katso Suupohjan video aiheesta.

Pitkäaikaistyöttömyyden hoitoa Pyhärannassa

Pyhäranta on Varsinais-Suomessa reilun 2000 asukkaan kunta, jossa on käynnissä organisaatiomuutos. Kunnassa on nostettu yhteistyö keskiöön ja rikottu toimiala- ja organisaatiorajoja. Resurssit ovat pienet, ja palvelut halutaan tuottaa tehokkaasti asiakkaiden tarpeisiin. Työvälineenä on muun muassa palvelumuotoilu.  

Kuten monet muutkin kunnat, myös Pyhäranta on joutunut maksamaan sakkoja pitkäaikaistyöttömistä.  Työllistäminen on monitahoinen prosessi, joka edellyttää yhteistyötä niin työttömän kuin eri viranomaistahojen, erityisesti kunnan ja TE-toimiston välillä. Kuntaan on perustettu työllistämisryhmä, mutta prosesseja tulisi edelleen parantaa. Siksi Pyhäranta ilmoittautui Lean-verkoston työpajoihin.

Kolmen päivän aikana Pyhärannan osallistujat loivat kuvauksia prosesseista ja miettivät, millä keinoin pitkäaikaistyöttömyyttä voidaan vähentää. Löytyi hukkaa ja löytyi asioita, joihin pitää kiinnittää entistä enemmän huomiota: ennaltaehkäisy, markkinointi, kunnan tarjooma, yritysten houkuttelu ja niin edelleen.

Siuntio uudisti investointien valmisteluprosessia

Siuntiossa Uudellamaalla asuu noin 6000 asukasta. Kunta käynnisti vuoden 2015 alussa prosessien ja toimintatapojen kehittämisen Lean-filosofiaa hyödyntäen. Koska ihmiset ovat osittain vaihtuneet ja kunnassa halutaan saada lisää potkua ”leanaamiseen”, työryhmä ilmoittautui Kuntekon työpajaan. Tehtäväksi asetettiin investointien valmisteluprosessin kehittäminen. 

Nykymallissa Siuntiossa investointien esittely ja arviointi tapahtuvat yleensä talousarviota laadittaessa keväällä. Noin 30-40% suunnitelluista investoinneista saadaan hankittua ja toteutettua. Kun työryhmä kuvasi nykyprosessin, se todettiin hajanaiseksi. Useassa kohdassa tehdään tuplatyötä eli syntyy hukkaa.

Uudessa prosessikuvauksessa yhdistyvät hanke- ja talousarvioprosessit. Työryhmä päätti luoda investointien suunnittelua varten hankesalkun Sharepoint-verkkoympäristöön. Uuteen hankesalkkuun voidaan kirjata asioita ympäri vuoden, ei vain silloin, kun talousarviota tehdään. Investointien ja hankintojen välistä eroa selkiytetään. Jotta uudenlainen työkalu ja toimintatapa osataan ottaa käyttöön, päätettiin luoda myös investointiohje ja tarveselvityslomake. Investointiohjeeseen tehdään hankekortit, joilla voidaan seurata tilannetta.

Haasteena paluu arkeen

Siuntion työryhmä asetti tavoitteeksi, että uusi prosessi otettaisiin käyttöön vuonna 2018. Haasteeksi ja koko työpajaryhmän yhteiseksi ajatukseksi siuntiolaiset kiteyttivät ”paluun arkeen”. Jotta työpajoissa luodut prosessit muuttuisivat käytännöiksi, niiden kanssa tulee jatkaa ahkerasti töitä myös omissa työyhteisöissä. On tärkeää sopia aikatauluista ja vastuista. Esimerkiksi siuntiolaiset päättivät, että joka toinen torstai eri yksiköissä työskentelevät työryhmän jäsenet pitävät Skype-palaverin, jossa asiaa viedään eteenpäin. Jäämme innolla odottamaan tuloksia uudistuksista!

Kirjoittajana Anniina Tuomi, Kunteko-ohjelman projektipäällikkö